שימוש בחשבונית הינו הליך המפריד בין מדינות שיש בהן דין ודיין לבין מדינות שלא שולטות בהכנסות שלהן ואין בהם סדר ומידות, בשימוש בחשבונית אנו חלק מהסכם בין שלושה גופים, הלקוח- מקבל השירות או המוצר, מנפיק החשבונית- מספק השירות או המוצר ומקבל התשלום, והמדינה- אשר מייצגת את החברה וחוקיה. הפקת חשבונית נחלקת לשני שלבים, שלב ההדפסה של החשבונית או הוצאתה כחשבונית ממוחשבת, ושלב הפיכתה אפקטיבית ורלוונטית מרגע שנחתמים בה פרטים ספציפים של נותן ומקבל השירות. במדינה המתוקנת שלנו יש חובת שימוש בחשבונית, אם בחשבונית כעוסק פטור ואם בחשבונית מס כלולת מע"מ כעוסק מורשה, לקראת תום שנת המס יש צורך הבגשת דוחות והצגת החשבוניות השונות לבקרת מס.

שלב הפקת חשבונית בהדפסה או במחשב

הוצאת חשבונית  נהוג לבצע בהדפסת פנקס חשבוניות בבית הדפסה, פנקס החשבוניות יכלול שני דפי העתק לכול חשבונית, החשבונית תכלול מס עוסק מורשה או עוסק פטור, שם העסק, כתובתו ומספר הטלפון להתקשרות, בנוסף יהיה בה מקום לרישום פרטי הלקוח, שמו ומספרו, אופן התשלום ותיעוד הצ'ק וכדומה, מקום לחתימה ותיארוך. מחיר פנקס הינו זול והשירות זמין ומהיר. דרך נוספת של הפקת חשבונית לשכיר היא באמצעות המחשב, הפקת חשבונית ממוחשבת מייתרת את הצורך במסירה פיזית או בדואר של החשבוניות, לחשבונית זו יש חתימה אלקטרונית מאובטחת היחודית רק לנותן השירות, לשם קבלת אישור לשימוש בחשבונית ממוחשבת יש צורך בפניה לפקיד השומה של מס הכנסה, חשוב לדעת שבחשבונית זו המקור הינו כתובת הדוא"ל לה שולחים את החשבונית, זוהי שיטה יעילה וחסכונית הן בזמן והן במשאבים ההולכת ותופסת תאוצה בעסקים שונים.

הפיכת חשבונית לאפקטיבית

הפקת חשבונית מס מתבנית הממתינה למילוי לאופרטיבית קשורה בסגירת עסקה קונקרטית, רק לאחר מילוי כול פרטי הלקוח, סוג השירות שהוחלף בינכם, אופן התשלום ותיעוד כמו מספר סידורי של צ'ק וכדומה, תיארוך הוצאת החשבונית- שאסור שיעלה על שבועיים מזמן קבלת התשלום, וחתימה, רק אז הפקת חשבונית הופכת לבעלת משמעות לשלושת הגופים, הלקוח, מספק החשבונית והמדינה. הפקת חשבונית חיונית ולביסוס נורמות, ותיעוד הכנסות לקיום משק בריא והוגן בכול מדינה ומדינה ובכול חברה.